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Whistleblowing

Procedura di gestione delle segnalazioni

Riferimenti normativi 

Il whistleblowing è stato introdotto in Italia con una legislazione specifica a fine 2017, con la  legge n.179. Questa normativa regolamentava in modo completo l’istituto per la pubblica  amministrazione, mentre introduceva alcune disposizioni anche per le organizzazioni del settore  privato dotate di un modello organizzativo di gestione e controllo ex D.Lgs. n.231/2001. 

La legge n.179/2017 è stata superata dal Decreto Legislativo n.24/2023, che recepisce la  Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019,  riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e  recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle  disposizioni normative nazionali. 

La nuova normativa prevede oneri in capo alle organizzazioni pubbliche e private, in  particolare: tutti gli enti pubblici devono prevedere procedure interne per la gestione delle  segnalazioni; lo stesso obbligo è in carico ai soggetti del settore privato che hanno un modello  organizzativo ex D.Lgs. n.231/2001 e a tutte le organizzazioni private con almeno 50  dipendenti. 

1. Chi può effettuare una segnalazione

Le procedure di whistleblowing incoraggiano a segnalare chiunque acquisisca, nel contesto  dell’attività lavorativa, informazioni sugli illeciti commessi dall’organizzazione o per conto  dell’organizzazione. 

Lo scopo della procedura è quello di facilitare la comunicazione di informazioni relative a  violazioni riscontrate durante l’attività lavorativa. A tale scopo lo spettro delle potenziali  persone segnalanti è molto ampio. La procedura è volta a garantire questi soggetti, nel  momento in cui segnalino una condotta illecita relativa all’Azienda. 

Possono effettuare una segnalazione attraverso la procedura le seguenti categorie di soggetti: 

  • Dipendenti 
  • Collaboratori 
  • Fornitori, subfornitori e dipendenti e collaboratori degli stessi 
  • Liberi professionisti, consulenti, lavoratori autonomi 
  • Volontari e tirocinanti, retribuiti o non retribuiti 
  • Azionisti o persone con funzione di amministrazione, direzione, vigilanza, controllo o  rappresentanza 
  • Ex dipendenti, ex collaboratori o persone che non ricoprono più una delle posizioni  indicate in precedenza 
  • Soggetti in fase di selezione, di prova o il cui rapporto giuridico con l’Azienda non sia  ancora iniziato 

La procedura protegge anche l’identità dei soggetti facilitatori, le persone fisiche che assistono 

una persona segnalante nel processo di segnalazione, operanti all’interno del medesimo  contesto lavorativo.

2. Cosa può essere segnalato

All’interno di questa procedura possono essere segnalati fatti illeciti di cui si sia venuti a  conoscenza nel contesto della propria attività lavorativa. Possono essere riportati anche  sospetti, qualificati, di reati o altre violazioni di disposizioni di legge o potenziali rischi di  commissione degli stessi. 

Non viene richiesto alla persona segnalante di dimostrare in modo completo la commissione  di un illecito ma le segnalazioni devono essere quanto più possibile circostanziate, al fine di  consentire un accertamento dei fatti comunicati da parte dei soggetti riceventi. Allo stesso  tempo, non si invitano i soggetti segnalanti ad attuare attività di investigazione che possano  esporli individualmente. 

Le segnalazioni possono riguardare illeciti penali, civili, amministrativi o contabili, così come le  violazioni di normative comunitarie. 

Non rientrano nell’oggetto di questa procedura le segnalazioni di carattere personale, per  esempio inerenti al proprio contratto di lavoro, che sono regolate da altre procedure  dell’Azienda. 

3. Chi riceve e gestisce le segnalazioni

Il responsabile whistleblowing, individuato nella dott.ssa Monica Berna, con Studio in Treviso,  Via Indipendenza n. 5, tel. 0422-544367, riceve le segnalazioni e dialoga con la persona  segnalante per chiarire e approfondire quanto ricevuto. Il dialogo con la persona segnalante  continua anche durante le fasi di accertamento. 

Il responsabile o l’ufficio, dopo una valutazione iniziale, svolgono un’attività di accertamento  delle informazioni segnalate, anche richiedendo specifiche informazioni ad altri uffici e funzioni  interni all’organizzazione. 

Il ricevente fornisce riscontri periodici alla persona segnalante e, al termine dell’attività di  accertamento, comunica l’esito delle attività di accertamento. Nella comunicazione dell’esito  non sono inclusi riferimenti a dati personali relativi all’eventuale soggetto segnalato. 

Tra i possibili esiti che possono essere comunicati alla persona segnalante ci sono: o correzione di processi interni 

  • avvio di un procedimento disciplinare 
  • trasferimento dei risultati delle attività di accertamento alla Procura della Repubblica o archiviazione per mancanza di evidenze 

La segnalazione che venga erroneamente inviata al superiore gerarchico potrebbe non essere  trattata come una segnalazione di whistleblowing, in quanto quest’ultimo non ha gli stessi  obblighi di riservatezza in carico al soggetto ricevente.

4. I canali per le segnalazioni

L’Azienda mette a disposizione delle persone segnalanti canali diversi per le segnalazioni di  violazioni ai sensi della presente procedura. In particolare, è possibile effettuare segnalazioni  in forma orale e in forma scritta. 

Per quanto riguarda le segnalazioni in forma scritta, l’Azienda mette a disposizione una  piattaforma informatica crittografata, fornita da NTS Project S.p.A., al seguente link https://ourwhistleblowing.it/hfarm-education-srl 

Sulla piattaforma è caricato un questionario che guida la persona segnalante nel percorso di  segnalazione attraverso domande aperte e chiuse, di cui alcune obbligatorie. È anche possibile  allegare documenti alla segnalazione. Al termine della segnalazione la persona segnalante  riceve un codice univoco, con il quale può accedere alla segnalazione e dialogare in maniera  bidirezionale con il soggetto ricevente, scambiare messaggi e inviare nuove informazioni. Tutte  le informazioni contenute sulla piattaforma sono crittografate e possono essere lette solo da  soggetti abilitati alla ricezione della segnalazione. 

Non è possibile gestire altre segnalazioni ricevute in forma scritta. Qualora queste fossero  inviate, il soggetto ricevente, ove possibile, inviterà la persona segnalante a presentare  nuovamente la segnalazione tramite la piattaforma informatica. 

Per le segnalazioni in forma orale, invitiamo la persona segnalante a contattare il soggetto  ricevente, richiedendo disponibilità per un colloquio telefonico o, eventualmente, un incontro  personale. Le segnalazioni in forma orale vengono verbalizzate e il verbale deve essere firmato  dalla persona segnalante, affinché sia processato. È opportuno ricordare che le segnalazioni  in forma orale non offrono la stessa riservatezza tecnologica delle segnalazioni effettuate  tramite piattaforma crittografata. 

5. Le tempistiche di gestione delle segnalazioni

Al termine del percorso di segnalazione la piattaforma mostra un codice di ricevuta a conferma  che la segnalazione è stata consegnata e presa in carico dal soggetto ricevente. 

Entro 7 giorni, il soggetto ricevente conferma alla persona segnalante la presa in carico della  segnalazione e invita il soggetto segnalante a monitorare la sua segnalazione sulla piattaforma  per rispondere a possibili richieste di chiarimenti o approfondimenti. 

Entro 3 mesi dal giorno della segnalazione, il soggetto ricevente comunica alla persona  segnalante un riscontro rispetto alle attività di accertamento svolte per verificare le informazioni  comunicate nella segnalazione. 

Il riscontro fornito entro 3 mesi può coincidere con l’esito delle attività di accertamento. Qualora  queste non fossero concluse, il ricevente invita la persona segnalante a tenere monitorata la  piattaforma fino a conoscere l’esito definitivo delle stesse. 

6. Riservatezza e anonimato

Il soggetto ricevente è tenuto a trattare le segnalazioni preservandone la riservatezza. Le  informazioni relative all’identità del soggetto segnalante, del soggetto segnalato e di ogni altra  persona menzionata nella segnalazione sono trattate secondo i principi di confidenzialità. Allo  stesso modo, sono trattate in modo confidenziale anche tutte le informazioni contenute nella  segnalazione. 

L’identità della persona segnalante non può essere rivelata senza il suo consenso. La  conoscenza delle segnalazioni e dei relativi atti di accertamento sono sottratti anche al diritto  all’accesso amministrativo da parte dei soggetti interessati. 

L’unico motivo di possibile rivelazione dell’identità della persona segnalante può avvenire nel  caso in cui gli atti di accertamento siano inoltrati presso una procura ordinaria o contabile e la  conoscenza della stessa sia necessaria ai fini del diritto di difesa durante un procedimento  giudiziario. 

La riservatezza è garantita attraverso strumenti tecnologici, quali la piattaforma crittografata  per le segnalazioni e un protocollo riservato, e all’interno di processi organizzativi volti a  minimizzare la circolazione delle informazioni. 

È possibile anche l’invio di segnalazioni anonime. Il soggetto ricevente può decidere se  processarle o meno. In ogni caso, le segnalazioni vengono trattate secondo gli stessi principi  di riservatezza. Tuttavia, nel caso di segnalazioni anonime, il soggetto ricevente non ha  conoscenza dell’identità della persona segnalante e potrebbe involontariamente esporlo  durante le attività di accertamento. 

7. La gestione dei dati personali

Le segnalazioni ricevute, le attività di accertamento e le comunicazioni tra la persona  segnalante e la persona ricevente sono documentate e conservate in conformità alle  prescrizioni in materia di riservatezza e protezione dei dati. 

Le segnalazioni contengono dati personali e possono essere trattate e mantenute solo per il  tempo necessario al loro trattamento: questo tempo comprende l’analisi, le attività di  accertamento e quelle di comunicazione degli esiti, oltre a una eventuale tempistica ulteriore  per possibili commenti aggiuntivi. In nessun caso le segnalazioni saranno conservate oltre i 5  anni successivi alla comunicazione dell’esito delle attività di accertamento alla persona  segnalante. 

Per quanto riguarda l’accesso ai dati personali, questi sono conosciuti solo dal soggetto  ricevente e, se indicato in specifico atto organizzativo, dai membri dello staff di supporto alla  gestione della segnalazione. 

Nel corso delle attività di accertamento il soggetto ricevente può condividere con altre funzioni  dell’Azienda informazioni preventivamente anonimizzate e minimizzate rispetto alle specifiche  attività di competenza di queste ultime.

8. Tutele e protezioni

La persona cui si fa riferimento nella segnalazione come responsabile del sospetto di illecito  beneficia di misure di protezione dell’identità analoghe a quelle della persona segnalante e  delle altre persone menzionate nella segnalazione. 

In aggiunta alla tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante e dei soggetti  menzionati nella segnalazione, nonché del contenuto della stessa, esistono altre forme di tutela  garantite attraverso questa procedura. 

Viene infatti garantita protezione alla persona segnalante contro ogni forma di ritorsione o  discriminazione che dovesse subire in seguito e a causa di una segnalazione. Per ritorsione si  intende qualsiasi azione o omissione minacciata o reale, diretta o indiretta, collegata o  derivante da segnalazioni di illeciti effettivi o sospetti, che causi o possa causare danni fisici,  psicologici, danni alla reputazione della persona, perdite economiche. 

Tra le possibili discriminazioni rientrano: 

  • il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti; 
  • la retrocessione di grado o la mancata promozione; 
  • il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio,  la modifica dell’orario di lavoro; 
  • la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa; o note di merito o referenze negative; 
  • misure disciplinari o altra sanzione, anche pecuniaria; 
  • la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo; 
  • la discriminazione o un trattamento sfavorevole; 
  • la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un indeterminato, laddove  il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione; 
  • il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto a termine; o danni, anche alla reputazione della persona, pregiudizi economici o finanziari, comprese  la perdita di opportunità economiche e di redditi; 
  • l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale  o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare  un’occupazione nel settore in futuro; 
  • la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;  l’annullamento di una licenza o di un permesso; la richiesta di sottoposizione ad  accertamenti psichiatrici o medici. 

9. Sanzioni

Il Decreto Legislativo n.24/2023 prevede sanzioni amministrative, irrogabili da parte  dell’Autorità Nazionale Anticorruzione in caso di violazione delle norme sul whistleblowing

Le sanzioni riguardano in modo specifico eventuali ritorsioni contro i soggetti segnalanti,  violazioni dell’obbligo di riservatezza, il boicottaggio a un tentativo di segnalazione, la mancata 

presa in carico di una segnalazione o un’insufficiente attività istruttoria avviata in seguito alla  stessa. Sono altresì sanzionabili gli abusi del sistema di segnalazione, con possibili sanzioni  per colui che calunnia o diffama un altro soggetto a mezzo della procedura. L’Azienda può  procedere disciplinarmente contro i soggetti responsabili di queste condotte.

10. Canali esterni per le segnalazioni

Al di fuori della procedura interna per le segnalazioni, la legge permette di effettuare anche  segnalazioni esterne all’Autorità Nazionale Anticorruzione. 

La persona segnalante può segnalare esternamente all’Azienda qualora abbia già effettuato  una segnalazione a cui non è stato dato seguito, qualora abbia fondati motivi di ritenere che a  una segnalazione interna non sia dato seguito o che questa possa determinare un rischio di  ritorsione o qualora abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un  pericolo imminente o palese per il pubblico interesse. 

Le modalità di segnalazione all’Autorità Nazionale Anticorruzione sono disponibili alla pagina  dedicata sul sito dell’ANAC: anticorruzione.it/-/whistleblowing

Esistono condizioni ulteriori per cui una persona segnalante possa effettuare una divulgazione  pubblica: il mancato riscontro a una segnalazione interna o esterna previamente effettuata, un  pericolo imminente o palese per l’interesse pubblico, fondati motivi che una segnalazione  interna non verrà trattata o che le prove della stessa possano essere distrutte o occultate.

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